Dagelijks beheer geheel uitbesteden

Diensten---Uitbesteden---Dagelijks-beheer-geheel-uitbesteden.png

Besteed het dagelijks beheer van uw gehele ict-omgeving uit. Wij dragen de volledige verantwoordelijkheid: parttime beheer op locatie gecombineerd met continue ondersteuning op afstand.

Beheer.pngWanneer u uw dagelijks beheer in zijn geheel uitbesteedt aan ons, krijgt u parttime beheer op locatie en continue ondersteuning op afstand. Een vaste beheerder komt een of meerdere dagen per week langs voor het lokale beheer. Daarnaast krijgt u ondersteuning op afstand door een team van beheerders.

Het doel is het realiseren van een hoge beschikbaarheid van de kantoorautomatisering, waarbij de eindgebruiker beter ondersteund wordt in zijn werkzaamheden. We hechten waarde aan het bewaken van uw bedrijfsproces en het borgen van de continuïteit daarvan door de inzet van ict-middelen. We bieden voldoende keuzemogelijkheden en flexibiliteit om de dienstverlening zo in te richten dat deze naadloos aansluit bij uw organisatie. Uit ervaring blijkt dat de grootte van de organisatie meestal bepalend is voor het aantal dagen dat een beheerder op locatie gewenst is.

Voor wie?

U heeft een omgeving met tussen de vijftig en tweehonderdvijftig werkplekken. Een eigen systeembeheerder in dienst nemen is financieel niet interessant, maar u wilt wel graag dat er een vast iemand uw omgeving beheert. Hij hoeft niet elke dag aanwezig te zijn: als hij op een vaste dag in de week langs komt is dat voldoende. Verdere ondersteuning kan wat u betreft prima op afstand. 

Een bekend gezicht

Op afgesproken dagen komt er een vaste beheerder langs die al uw vragen beantwoordt. Dit is altijd dezelfde beheerder. U weet dus met wie u te maken heeft en wat u aan hem heeft. Hij voert preventief onderhoud uit op uw servers en netwerk. Uw omgeving wordt op de overige dagen door een team van beheerders op afstand in de gaten gehouden, zodat proactief storingen worden gesignaleerd.

Vrijwel ieder soort omgeving

Wat voor omgeving u ook heeft, wij hebben de mensen om hem te beheren. Voor vrijwel ieder soort omgeving hebben wij experts in huis, van wiens kennis en expertise u kunt profiteren. Of het nu gaat om een gevirtualiseerde omgeving op basis van VMware of een ict-infrastructuur van Windows 8 en Windows Server 2012.

Geen paniek

Loopt u onverhoopt tegen een storing aan, dan neemt u contact op met onze beheerders op afstand. Deze lossen de storing vrijwel altijd telefonisch op. Lukt het niet om de storing op afstand op te lossen, dan stapt een van de beheerders in de auto en rijdt naar u toe om het probleem alsnog op locatie te verhelpen.

Weten wat het kost

Door een inzichtelijke en vooraf vastgestelde prijs weet u vanaf het begin wat u kwijt bent voor het dagelijks beheer en de helpdesk. Hiermee wordt het eenvoudig om inzicht te krijgen in de total cost of ownership van de ict. 

Projecten

Eventuele projecten worden door een enthousiast team van specialisten uitgevoerd. En waar nodig zorgen we voor extra “technische handjes”.

Complete ontzorging met servicedesk op afstand

U heeft de mogelijkheid om het beheer uit te breiden met ondersteuning van de Shared Servicedesk, onze helpdesk op afstand. Deze bevindt zich op het kantoor in Delft en wordt bemand door een team van servicedeskmedewerkers. De servicedesk is beschikbaar voor een vast bedrag per maand, zodat u van te voren precies zicht heeft op de kosten. Uw medewerkers kunnen met alle vragen en problemen bellen naar de helpdesk, die in de meeste gevallen direct een antwoord heeft of de storing kan oplossen.

De dienst bestaat uit drie onderdelen:

  • dagelijks beheer
  • ondersteuning bij calamiteiten
  • periodieke ondersteuning

1. Dagelijks beheer

Reguliere bezoeken

Op een vast aantal dagen per maand is uw beheerder bij u op locatie aanwezig om algemene beheerstaken uit te voeren en meldingen van gebruikers af te handelen. Bij ziekte of vakantie komt er een vervangende systeembeheerder bij u langs. Zo bent u verzekerd van een vast aantal bezoeken per jaar.

Remote monitoring

Met Remote Monitoring houden we tijdens kantooruren uw belangrijke systemen constant in de gaten. OGD maakt via een beveiligde internetverbinding contact met uw netwerk. Met deze verbinding zien de beheerders op afstand precies hoe het met uw ict-systemen gaat. Mocht er ergens op uw netwerk een probleem zijn, dan gaan er direct alarmbellen rinkelen en grijpen we snel in.

remotemonitor.png

Bedrijfsspecifieke applicaties

Primaire processen binnen organisaties maken vaak gebruik van bedrijfsspecifieke applicaties. Denk bijvoorbeeld aan financiële, fiscale of juridische software. Uit onze ervaring blijkt dat het beheer hiervan het beste door een eigen (functioneel) applicatiebeheerder kan worden uitgevoerd. 

Wel dragen wij graag zorg voor het toewijzen van de rechten binnen het netwerk, printfaciliteiten, voor de back-up van de gegevens en voor updates van de applicatie. Dit noemen we technisch applicatiebeheer. Natuurlijk kunnen we overleggen over extra ondersteuning op uw applicaties.

2. Storingen

Beheer op afstand

Wanneer er sprake is van acute storingen neemt u contact op met onze beheerders op afstand. Deze zijn telefonisch bereikbaar op maandag tot en met vrijdag van 07:00 tot 19:00 uur. Daarnaast heeft u 24 uur per dag de mogelijkheid om zelf uw melding in te voeren via een zelfservice-portal op basis van TOPdesk

We nemen de storing binnen één kantooruur na aanmelding in behandeling. Eerst kijken we of we de storing telefonisch kunnen oplossen. Zo niet, dan loggen we via een beveiligde verbinding in op uw netwerk om de storing op afstand op te lossen. 

Noodhulp op locatie

Mocht een storing niet op afstand opgelost kunnen worden, dan zorgen we ervoor dat er een technisch beheerder bij u langskomt. Voor noodhulp op locatie geldt een responstijd van maximaal acht kantooruren. We doen er dan alles aan om u weer normaal te laten werken. In overleg wordt per klant bekeken welke afspraken wenselijk en werkbaar zijn. 

3. Periodieke controles

Beveiligingsadvies

Elk jaar voert één van onze beveiligingsspecialisten een uitgebreide beveiligingsscan uit. De scan geeft inzicht in de staat van uw netwerk en beveiliging van uw ict-middelen. Deze beveiligingsscan bestaat uit de volgende onderdelen:

Kwetsbaarheidsscan 

  • serverscan 
  • netwerkscan 
  • fysieke inspectie 
  • controle van procedures 

Uw dagelijkse werkzaamheden ondervinden geen last van deze scan. De bevindingen van het onderzoek krijgt u in een gedetailleerd rapport. Daarin staan ook onze aanbevelingen voor eventuele vervolgstappen.

Kwaliteitsbewaking

Eén maal per dertien reguliere bezoeken sturen we een coördinator of ervaren collega met uw vaste beheerder mee. Hij kijkt over de schouder van de beheerder mee naar de kwaliteit van het netwerk en beoordeelt tegelijkertijd onze dienstverlening. Ook bieden deze bezoeken u de gelegenheid om onze dienstverlening te evalueren en samen met ons te kijken naar toekomstige ontwikkelingen binnen uw ict. De bevindingen worden vastgelegd in een kort verslag. 

Managementondersteuning

Voor specifieke adviesvragen of uitgebreide managementrapportages bieden we u een ervaren beheerder of specialist aan. Hij helpt u met het opstellen van een ict-beleidsplan of vooronderzoek naar de impact van een wijziging in uw ict, zoals bijvoorbeeld de implementatie van een nieuwe applicatie.

Co-locatie - uw hardware in ons datacentrum

Met Co-locatie wordt uw huidige hardware in een van onze Nederlandse datacentra geplaatst. We hebben hiervoor een vaste partner, The Datacenter Group. Wij plaatsten voor u de hardware en beheren deze vervolgens met onze managed beheer-diensten. 

Voordelen

Besparing op stroom-, koeling- en netwerkkosten en zuiniger in gebruik

Ons datacentrum koelt op een slimme manier, waardoor u bespaart op energieverbruik van het draaiend houden en koelen van uw servers. Bovendien benut u zo de schaalvoordelen die een groot datacentrum heeft op de inkoop van stroom. 

Zekerheid door certificeringen

Ons datacentrum voldoet aan alle belangrijke certificeringen. Zo bent u zeker dat uw data veilig opgeslagen staat via ISO 27001. Is het kwaliteitsmanagement gewaarborgd via ISO 9001 en maatschappelijk verantwoord milieumanagement via ISO 14001.

Ondersteuning buiten kantooruren 

Er zijn 24x7 mensen van het datacentrum aanwezig die zorgen voor de beveiliging. Daarnaast zijn er medewerkers die eenvoudige technische handelingen kunnen uitvoeren. Voor complexere handelingen gaat onze beheerder naar het datacentrum. 

Wanneer is co-locatie van toegevoegde waarde?

  1. U wilt een off-site back-up
  2. U wilt een eerste stap maken naar de cloud
  3. U gaat verhuizen of wilt voorbereid zijn op een verhuizing
  4. Er is geen tot weinig ruimte meer in uw serverruimte
  5. U wilt de beschikbaarheid en continuïteit van uw serveromgeving verhogen

Kosten

Voor Co-locatie betaalt u een vast bedrag vanaf €369,- per maand. Hierin zitten de volgende standaard elementen:

  • Rackspace in het datacentrum (per ¼ rack)
  • Stroom (schatting vooraf, verrekening op nacalculatie) 
  • PDU-management (inzicht in verbruik stroom, ook via app)

Om uw omgeving te migreren naar het datacentrum brengen we eenmalig verhuiskosten in rekening. De verhuizing wordt uitgevoerd door een gespecialiseerd verhuizingsbedrijf onder aansturing van OGD. Hiervoor betaalt u eenmalig de verhuiskosten.

Optioneel

Wanneer u (nog) geen internetverbinding heeft geregeld kunnen wij optioneel een offerte aanbieden voor de internetverbinding naar het datacentrum. We werken hiervoor samen met onze partner Tele2. 

The Datacenter Group

  • Onze vaste partner voor datacenterdiensten is The Datacenter Group. Hieronder staan een aantal pijlers waardoor we deze partner hebben geselecteerd:
  • Twee fysiek gescheiden locaties, Delft en Amsterdam
  • Beschikt over ISO 27001 (security), 14001 (MVO) en 9001 (kwaliteitsmanagement)
  • Redundantie van installaties en componenten (Tier III datacentrum) 
  • Groen Datacentrum (met een Energy Usage Effectiveness van 1,15) o.a. door slimme koeltechnieken

Volgende stap voor ambitieuze beheerders

Deze dienst is de ideale stap voor OGD’ers die willen doorgroeien binnen de ict. Het zijn medewerkers die een technische opleiding hebben gevolgd en inmiddels minimaal één jaar ervaring hebben met het beheer van ict-systemen. Ze krijgen in een korte tijd veel verschillende omgevingen te zien, waardoor ze van alle facetten van de ict iets meekrijgen. Het zijn beheerders die een kick krijgen van het oplossen van complexe problemen en het een uitdaging vinden om problemen op te lossen. 

Drijfveren

Een belangrijke motivatie voor beheerders om dit traject in te gaan is het opdoen van ervaring binnen de kennis die ze theoretisch hebben opgedaan. Ze hebben al ruim een jaar ervaring, maar nog niet binnen veel verschillende organisaties. Juist de afwisseling die deze rol ze biedt is een van de grote aantrekkingskrachten. In een periode van minimaal twee jaar zien ze gemiddeld ruim vijftien organisaties. De werkzaamheden en omgevingen bij deze organisaties verschillen veel, waardoor een de beheerders veel afwisseling krijgen en zeer brede ervaring opdoen. 

Toekomst

Een OGD’er is minimaal twee jaar in dienst binnen deze rol. Daarna groeit hij door naar de rol van senior beheerder, technisch specialist of technisch projectleider. Bijna al onze huidige technisch specialisten en projectleiders hebben een grondslag als beheerder.

Meer dan één persoon

Onze beheerders doen net dat beetje meer aan ontwikkeling en innovatie, ook op dagen dat ze niet fysiek aanwezig zijn. Ze hebben via verschillende media contact met ruim achthonderd ict’ers en staan in direct contact met ongeveer vijftig directe collega’s. Deze contacten zorgen dat u naast de kennis van uw vaste beheerder ook de kennis van het gehele team krijgt.

1. Ingangstraject

Bij de aanvang van het beheer voeren we een ingangstraject uit. Het ingangstraject bestaat uit de volgende zaken: 

  • We stellen vast welke systemen, software en documentatie aanwezig zijn.
  • We maken documentatie voor een aantal basiszaken aan, zoals wachtwoorden en accountgegevens.
  • We leggen een aantal belangrijke beheerprocedures vast (bijvoorbeeld back-up).
  • We stellen de systemen voor toegang op afstand en remote monitoring in.
  • We maken een lijst met actiepunten, openstaande storingen en meldingen.

2. Proefperiode

Na het ingangstraject volgt een proefperiode van drie maanden waarin wij ervaring opdoen met de aanwezige systemen en applicaties. Tijdens de proefperiode stemmen we onze dienstverlening volledig af op uw behoeften, verwachtingen en wensen. Na deze drie maanden hebben we een goed beeld van uw omgeving en hoe deze werkt. We geven advies af om knelpunten aan te pakken en inventariseren eventuele onvoorziene zaken. Na de proefperiode besluiten we op welke wijze we het beheer voortzetten. Ook heroverwegen we, als dit nodig is, de frequentie van het beheer.

3. Documentatie en registratie

Na ieder bezoek van uw vaste beheerder ontvangt u een verslag van de uitgevoerde werkzaamheden. Ook houden we een actiepuntenlijst bij en stellen we procedures en controlelijsten op die voor het beheer belangrijk zijn. Van de bijgehouden documentatie wordt zowel bij uw organisatie als bij OGD een kopie geplaatst. Op deze manier is de documentatie voor iedereen vrij toegankelijk.

Om communicatie eenvoudig en inzichtelijk te houden, is het goed om in uw organisatie één of twee personen aan te wijzen als vaste contactpersonen voor OGD. Deze contactpersonen houden toezicht op de uitgevoerde werkzaamheden, de actiepuntenlijst, de prioriteiten en de voortgang. Als zich dringende zaken voordoen op het moment dat de vaste beheerder niet aanwezig is, maken deze contactpersonen de afweging of het inroepen van onze hulp gewenst is. 

4. Periodieke roulatie van de beheerder

Uw beheerder rouleert na een periode van negen maanden. Op deze wijze bevorderen we de continuïteit en overdraagbaarheid van het beheer. Na verloop van tijd zijn meerdere beheerders bekend met de details van uw systemen. Hierdoor zijn we in staat vervangingsbezoeken in geval van vakanties en ziekte goed te laten verlopen en kan het beheer op afstand beter functioneren.

Om deze wisseling soepel te laten verlopen, vindt een overdracht plaats tussen de oude en de nieuwe beheerder. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van uw netwerk en de beschikbare documentatie neemt dit één tot twee dagen in beslag. 

5. Meerwerk en projecten

Uitbreidingen en wijzigingen in uw systemen voeren we waar mogelijk binnen de reguliere tijdsbesteding uit. Lukt dit niet, dan geeft de beheerder dit aan. In onderling overleg besteden we extra uren. Substantiële uitbreidingen van uw systemen (zoals het installeren van een nieuwe server of een e-mailsysteem) voeren we op projectbasis uit buiten het reguliere systeembeheer. Voor deze werkzaamheden ontvangt u vooraf een offerte.

contact

Casper Polspoel Business unit manager Beheer088 65 00 000

alle velden zijn verplicht