Careflex Zorg Groep zorgt voor vitaal rooster met OGD-app

Samen 100 procent

Voor het inplannen van diensten gebruikt Careflex al acht jaar dezelfde applicatie. Ondertussen is het bedrijf flink groter geworden en zijn ze de applicatie ontgroeid. Toen ze tegen problemen met het systeem aanliepen en de ondersteuning van de leverancier afliep, gingen ze op zoek naar een nieuwe applicatie.

Helaas was de standaardsoftware die ze vonden niet toereikend. Er misten bijvoorbeeld functionaliteiten óf er zat juist een ongewenste functionaliteit in. Zo wilde de zorggroep wel een bepaalde mate van automatisering, maar geen geautomatiseerde berichten naar hun medewerkers toe. Careflex overlegt altijd telefonisch met een medewerker voordat ze een dienst ook daadwerkelijk inplannen. Hun motto is niet voor niets ‘Samen 100 procent’. Automatische berichten passen dus niet bij hun zeer menselijke identiteit.

“We verwachten nog verder te groeien. Met deze applicatie investeren we in de toekomst”

Beter plannen dan voorheen

OGD heeft naar de wensen van Careflex geluisterd en een applicatie op maat gebouwd. Deze planningsapp is overzichtelijk en gebruikersvriendelijk. Wilco Kievit, Manager Bedrijfsvoering van Careflex, ziet dit ook meteen als voordelen: “Wanneer je de nieuwe app opent, zie je al meteen winst qua vormgeving. Hij is overzichtelijker.” Bovendien is het systeem schaalbaar en dus een investering in de toekomst.

Wat maakt de applicatie gebruikersvriendelijk? De planners die de roosters in elkaar zetten, kunnen nu van verschillende overzichten gebruikmaken. Zo kunnen ze de planning per locatie bekijken en de roosters van individuele medewerkers inzien. Hierdoor blijft de medewerker centraal staan. Met de verschillende lijsten houden ze het algehele overzicht: zo kunnen ze in één overzicht zien welke diensten ze nog moeten inplannen, welke hiervan prioriteit hebben en welke medewerkers hiervoor (nog) beschikbaar zijn. Dit plant een stuk makkelijker dan voorheen, waarbij de planners lijsten met diensten en lijsten met medewerkers uitprintten. Het planproces is dus een stuk verbeterd!

Automatiseren met de mens centraal

Ook voor de zorgspecialisten brengt deze planningsapp voordelen met zich mee. De planners kunnen nu meer informatie over een dienst kwijt, waardoor de specialisten beter voorbereid aan de slag gaan.

Een ander voordeel is dat ze hun beschikbaarheid niet meer in één keer voor de komende maand door hoeven te geven. In de nieuwe app kunnen ze te allen tijde en in bulk hun beschikbaarheid invullen en bijwerken. Na het invullen van de uren die ze niet kunnen werken, zetten ze met één druk op de knop alle andere tijden op beschikbaar. Daarbij hoeven ze hun gewerkte uren nu niet meer zelf in de planningsapp te accorderen, maar gebeurt dit automatisch.

OGD heeft daarnaast voor nog meer automatische functionaliteiten gezorgd, zonder dat het menselijke contact verloren ging. Zo houdt de applicatie de gereden kilometers van medewerkers bij en zet de app deze gegevens door naar AFAS. Hierdoor krijgen medewerkers hun kilometervergoeding automatisch uitbetaald. OGD heeft daarnaast een koppeling gemaakt tussen AFAS en hun Azure Active Directory. Wilco is tevreden over deze automatiseringsslag: “De sync met AFAS en het Azure AD is nu al beter en stabieler”.

“De nieuwe planningsapp zorgt voor een vitaal rooster”

Cumulatieve voordelen

Er komen nog functionaliteiten bij, maar Careflex is nu al erg tevreden over de planningsapplicatie. Met de nieuwe tool optimaliseren ze het planproces; de planners kunnen gemakkelijker en sneller diensten inplannen, waardoor ze meer aandacht kunnen besteden aan een gezond rooster waar de zorgspecialist blij van wordt. “Met deze applicatie hebben we meer tijd voor de medewerker. De planner kan nu het gesprek aangaan met de medewerker over wat een gezond en prettig rooster voor hem of haar betekent. Met deze app zorgen we dus voor een vitaal rooster voor de medewerker,” zegt Wilco.

Careflex liet de applicatie bouwen om haar medewerkers leuker werk en een beter rooster te geven. Natuurlijk zijn er ook cumulatieve voordelen voor de organisatie; een geoptimaliseerd planproces en een vitaal rooster zorgen voor hogere medewerkerstevredenheid. Tevreden medewerkers blijven langer bij hun werkgever en verlagen dus het personeelsverloop. Maar het belangrijkste blijft natuurlijk dat Careflex-medewerkers tevreden en gezond aan het werk gaan!

Met betrokken experts aan tafel

Careflex koos voor OGD vanwege de vergelijkbare, platte organisatie en de aandacht voor een goede samenwerking. Het team stelde volgens Wilco niet teleur: “Ik had als klant het gevoel dat ik echt met experts aan tafel zat. Het hele team was betrokken bij het proces en is dat nog steeds!” Op basis van wat de zorggroep niet wilde, wist het team uit te leggen wat wel wenselijk was in zo’n applicatie. Daarbij waarborgde het team de processen goed en liet Careflex de consequenties van wijzigingen inzien. “Geïnspireerd door OGD gaan we zelf ook meer Agile werken”, zegt Wilco.

Door de leuke samenwerking met het team had Careflex er ook vertrouwen in dat het eindresultaat naar wens zou zijn. De zorggroep is zelfs zo tevreden dat ze de applicatie verder willen uitbouwen: in de toekomst gaat de app roosters voorstellen die het systeem als concept inplant. Dit bespaart de planners nog meer tijd, die ze voortaan aan de zorgspecialisten kunnen besteden. Verder gaat OGD ook het automatisch importeren van diensten en het maken en inplannen van teams toevoegen aan de applicatie. Zo kunnen medewerkers die voor specifieke klanten werken makkelijk als team ingepland worden, zelfs automatisch. Hiermee creëert Careflex op een nog gemakkelijkere manier binding tussen de zorgspecialisten en de klant.

Het resultaat is een OGD-app die Careflex nu en in toekomst de mogelijkheid biedt om op haar medewerkers te focussen. Bovendien gaan haar medewerkers met een vitaal rooster tevreden en gezond aan het werk. Samen slimmer, samen 100 procent!

“Deze applicatie geeft ons de ruimte om meer bezig te zijn met de vitaliteit van de medewerker”