Business consultant Rob Pierweijer omschreef het als:
“De eerste uitdaging zagen we al aan de manier waarop initiatieven werden gestart: de aanjager daarvan was in 99% van de gevallen de IT en niet de business. Uit ervaring weten wij dat verandering het beste vanuit de business kan komen. Dan is er automatisch meer draagkracht vanuit de medewerkers. Bij Fernandes, met meerdere NV’s en diverse werkzaamheden, is dit extra belangrijk omdat IT als centrale dienst al afstand heeft tot de werkmaatschappijen.”
Behoefte aan meer draagvlak voor verbeterde adoptie
De adoptiegraad van de gestarte initiatieven liep helaas achter omdat er meer draagvlak voor nodig was. Medewerkers wisten niet goed wat digitalisering hen direct zou opleveren. Er was meer aandacht nodig voor het begrijpen van de situatie van de medewerker, om vervolgens met verandermanagement en adoptie de verandering goed te implementeren. Sommige tijdrovende processen bleven hierdoor bestaan.
Een voorbeeld hiervan is een nieuwe technologische oplossing die werd geïntroduceerd om processen te verbeteren door directe registratie en zo fouten te verminderen. In de praktijk bleek echter dat gebruikers moeite hadden met de verandering: ze laadden apparatuur niet op en gaven snel op bij problemen. Ondanks de goede intenties werd de oplossing nauwelijks gebruikt, waardoor men uiteindelijk terugviel op de oude werkwijze.
Uitdagingen met bestaande systemen en onderlinge communicatie
De verschillende werkmaatschappijen van Fernandes Group ondervonden vaak dezelfde uitdagingen. Zo liepen ze tegen de beperkingen van hun bestaande systemen aan. Systemen sloten bijvoorbeeld niet goed aan bij de behoeften van medewerkers, of waren simpelweg verouderd.
Daarnaast was er ruimte voor verbetering bij de communicatie tussen werkmaatschappijen: zij hadden weinig afstemming over de inzet en het gebruik van technologie. Daar wilden ze aan werken, want het delen van technologie en ervaringen versnelt adoptie en maakt digitale innovaties effectiever.
Ict-manager Carl Schuster wilde deze uitdagingen aanpakken en schakelde OGD in, met als doel een duidelijke en moderne digitaliseringsroute voor Fernandes Group uit te stippelen.
