IMG_0802-1

Veilig thuiswerken

een paar handige tips

Wanneer je thuiswerkt, of dat nu is vanwege een corona virus of omdat je geen oppas kon regelen, beschik je ineens over een heel andere werkplek dan je gewend bent. De koffie is ineens beter, je hebt misschien een mooiere 'collega' naast je zitten, maar oh wee als de arbodienst langskomt. Het informatiebeveiligingsbeleid van je organisatie is echter nog steeds van toepassing. Hieronder wat extra aandachtspunten om op te letten zodra je werkt vanuit vestiging 'thuis'.

Als jouw organisatie gebruikt maakt van cloudopslag van Office 365 kun je gelukkig vanaf elke plek en apparaat je bestanden inzien en bewerken. Je kunt zelfs direct samen in één bestand werken. Bestanden in de cloud staan veiliger dan op een lokale fileserver; Microsoft is ervaren en gespecialiseerd in extra beveiliging. 

Tips voor een veilige thuiswerkplek

  •  
  • Vergrendel je werkplek (windowstoets + L) als je even weggaat. Als je partner vraagt of je hem/haar niet vertrouwt, laat je gewoon dit artikel zien. Het gaat erom dat je de routine zoals op je werk ook thuis voortzet.

  • Zorg dat je thuiswerkcomputer ook netjes up-to-date is. Gebruik antivirus, vermijd discutabele programma's en herstart direct als er nieuwe updates zijn geïnstalleerd. 

  • Leg apparatuur niet in het zicht. Dit is natuurlijk minder relevant als je op de 18e verdieping woont, maar probeer je spullen zo min mogelijk tot doelwit van diefstal te maken. Je bent er tenslotte van afhankelijk voor je werk.

  • Zorg dat je geen gevoelige informatie bespreekt waar anderen je kunnen horen. Je huisdier zal waarschijnlijk geen geheimen doorspelen, maar denk bijvoorbeeld aan een open raam waardoor je op straat hoorbaar kan zijn. 

Tips voor veilig thuis in bestanden werken via Office 365

  •  
  • Gebruik geen applicaties die niet door jouw organisatie in beheer zijn om te communiceren of gevoelige bestanden te delen. Je herkent dit aan het inloggen zonder jouw organisatie-account. Het is makkelijk om even iemand via Whatsapp te spreken of een bestand via WeTransfer te zenden, maar deze informatie wordt beheerd door andere partijen en wie weet wat zij met jouw informatie doen. En als er iets mis gaat ben je van hen afhankelijk.

  • Maak een Teams-omgeving voor een werkgroep met externen waar je alle documenten, links en communicatie bij elkaar hebt, binnen jouw organisatie. Bepaal zelf wie er toegang krijgt, dit is op basis van account. Zo kun je ook makkelijk in één keer een teamvergadering opzetten.

  • Stuur een deellink naar het document, in plaats van een bijlage in de mail. Dit is veiliger dan het document mailen omdat de toegang tot de locatie waar het document staat is vastgesteld: mocht de deellink in handen van derden komen, dan hebben zij alsnog geen toegang omdat het document niet met hen is gedeeld. Plus, zo vergeet je nooit meer je bijlage bij een mail! Extra tip: deel direct via de deel-knop in het document.

  • Deel het document met een externe met alleen-lezen rechten. Voor als je het document alleen inzichtelijk wilt hebben voor de ontvanger en niet bewerkbaar. Je hoeft alleen het e-mailadres van de ontvanger in te voeren tijdens het delen. Een nieuwe optie is dat de ontvanger het document zelfs niet kan downloaden. Zo mist de ontvanger de mogelijkheid om het document direct verder door te mailen en blijft het veilig binnen jouw organisatie.